مقدمة

خطة الشراء هي وثيقة استراتيجية تهدف إلى توجيه عملية الشراء داخل المؤسسات والشركات. تهدف هذه الخطة إلى ضمان الحصول على السلع والخدمات المطلوبة بكفاءة وبتكلفة منخفضة، مع الحفاظ على الجودة المطلوبة والالتزام بالجدول الزمني المحدد. تُعتبر خطة الشراء جزءًا أساسيًا من إدارة المشتريات، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسة وزيادة كفاءتها. من خلال تطوير خطة شراء فعالة، يمكن للمؤسسات تحقيق أهدافها وتقليل التكاليف وتخفيف المخاطر وتحقيق الاستدامة.

تعريف خطة الشراء

خطة الشراء هي وثيقة استراتيجية تحدد كيفية شراء العناصر والخدمات المطلوبة أثناء المشروع، والنهج الذي سيتم استخدامه لإدارة البائعين والموردين. تهدف خطة الشراء إلى زيادة كفاءة وفعالية وشفافية عملية الشراء، وتتضمن معلومات مثل أنواع العقود التي سيتم استخدامها، وتواريخ التسليم أو التنفيذ المخطط لها، وأنواع المقاييس التي سيتم استخدامها لتقييم أداء البائعين، وشرح لكيفية إجراء عملية الشراء.

مكونات خطة الشراء

عملية الشراء

تشمل عملية الشراء المتطلبات اللازمة للحصول على الاحتياجات المحددة التي تسعى المؤسسة إلى الحصول عليها. يجب أن تشمل هذه العملية الشروع في الطلب من الموردين المعتمدين، تطوير المتطلبات بما في ذلك تحديد التوقيت الذي يجب أن يتم فيه الحصول على المشتريات، والجودة الواجب توافرها فيها، والقيود التي يجب الالتزام بها، طلبات الموافقة، مسؤوليات ومتطلبات إدارة وإغلاق العقد، ومخطط انسيابي لعملية الشراء.

الأدوار والمسؤوليات

يصف هذا القسم الأدوار المختلفة في المشروع والتي لها صلة بعملية الشراء. يجب أن يصف هذا القسم من يمكنه طلب موارد خارجية، ومن يمكنه الموافقة على الطلبات، وأي جهات اعتماد ثانوية. يهدف هذا القسم إلى ضمان وضوح الأدوار والمسؤوليات لتتم عملية الشراء بسلاسة.

احتياجات الشراء

يتولى هذا الجانب من جوانب الخطة تحديد المعدات والأدوات اللازمة للشراء من الجهات الخارجية، مع توضيح السبب الذي يبرر ذلك. يهدف هذا القسم إلى ضمان وضوح احتياجات الشراء وتجنب التخبط عند الحصول على المنتجات أو الخدمات المطلوبة.

التوقيت

يحدد هذا الجانب من جوانب خطة الشراء الإطار الزمني الخاص بكل عنصر من العناصر التي يجب الحصول عليها، بما في ذلك الوقت الذي يجب أن تبدأ فيه عملية الشراء ومتى تنتهي. يهدف هذا القسم إلى وضع توقيت معين لكل مرحلة من مراحل خطة الشراء لضمان الالتزام بالجدول الزمني المحدد.

التغييرات وعملية الموافقة

يتناول هذا القسم كيفية التعامل مع التغييرات التي قد تحدث في احتياجات المؤسسة والشركة، وكيفية الموافقة على هذه التغييرات ومراحلها المختلفة. يهدف هذا القسم إلى ضمان دقة وتحديد الأمور المتعلقة بالتغييرات لتسهيل عملية الشراء.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أمرًا ضروريًا لقياس فعالية استراتيجيات المشتريات ومراقبة أداء وظيفة المشتريات. يمكن أن تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية هذه مقاييس مثل توفير التكاليف وأداء الموردين والتسليم في الوقت المحدد ومستويات الجودة وأهداف الاستدامة.

خطوات تطوير خطة الشراء

تحديد الأهداف والغايات

تتمثل الخطوة الأولى في تطوير خطة الشراء في التحديد الواضح للأهداف والغايات التي تريد المنظمة تحقيقها. قد تشمل هذه الأهداف خفض التكلفة، وإدارة علاقات الموردين، وتحسين الجودة، وتخفيف المخاطر، أو مبادرات الاستدامة. من خلال توضيح هذه الأهداف بوضوح، يمكن للمؤسسة مواءمة استراتيجيات الشراء الخاصة بها وفقًا لذلك.

إجراء تحليل الإنفاق

يعد إجراء تحليل شامل للإنفاق أمرًا بالغ الأهمية لفهم أنماط الشراء الحالية للمؤسسة وتحديد المجالات المحتملة لتحقيق وفورات في التكاليف وتحسين العمليات. يتضمن هذا التحليل تصنيف وتحليل بيانات الإنفاق التاريخية، وتحديد محركات التكلفة الرئيسية، وتقييم أداء الموردين، وتحديد توزيع الإنفاق عبر الفئات المختلفة. ستساعد الأفكار المكتسبة من هذا التحليل في تشكيل استراتيجيات الشراء.

تقييم سوق التوريد

يعد فهم ديناميات سوق التوريد أمرًا ضروريًا لتطوير استراتيجيات شراء فعالة. يتضمن ذلك إجراء تحليل شامل للسوق لتحديد الموردين المحتملين وتقييم قدراتهم وتقييم اتجاهات السوق وتحليل تأثير العوامل الخارجية مثل الظروف الاقتصادية وأنظمة الصناعة والتقدم التكنولوجي. من خلال اكتساب فهم أعمق لسوق التوريد، يمكن للمؤسسات اتخاذ قرارات مستنيرة أثناء اختيار الموردين وإدارتهم.

تقسيم الموردين

يعد تقسيم الموردين بناءً على أهميتهم الاستراتيجية ومساهمتهم في أهداف المؤسسة خطوة حاسمة في تطوير استراتيجيات الشراء. يمكن أن يعتمد هذا التقسيم على عوامل مختلفة مثل حجم الإنفاق وأهمية العرض ومستوى الابتكار وملف تعريف المخاطر. من خلال تصنيف الموردين إلى قطاعات مختلفة، يمكن للمؤسسات تخصيص الموارد بشكل فعال، وتحديد أولويات جهود إدارة الموردين، وتصميم استراتيجيات الشراء الخاصة بهم وفقًا لذلك.

تطوير نهج إدارة علاقات الموردين (SRM)

يعد بناء علاقات قوية مع الموردين أمرًا حيويًا لتحقيق أهداف الشراء. يتضمن تطوير نهج شامل لإدارة علاقات الموردين تحديد المستوى المطلوب من التعاون، وإنشاء قنوات اتصال، وتحديد مقاييس الأداء، وتنفيذ آليات الحوكمة. يضمن نهج SRM الفعال أن الموردين يتماشون مع أهداف المنظمة، ويعزز الابتكار، ويخفف من المخاطر.

تنفيذ استراتيجيات إدارة المخاطر

تعد إدارة المخاطر جزءًا لا يتجزأ من أي استراتيجيات شراء. من المهم تحديد وتقييم المخاطر المحتملة المرتبطة بسلسلة التوريد، مثل الاضطرابات في التوريد أو مشكلات الجودة أو المخاطر الجيوسياسية أو التغييرات التنظيمية. بمجرد تحديد المخاطر، يمكن للمنظمات تطوير استراتيجيات لتخفيف أو تقليل تأثيرها. قد يشمل ذلك تنويع قاعدة الموردين، ووضع خطط للطوارئ، وتنفيذ آليات مراقبة ومراقبة قوية.

أهمية خطة الشراء

تحسين الكفاءة التشغيلية

تساعد خطة الشراء في تحسين الكفاءة التشغيلية للمؤسسة من خلال تقليل التكاليف وتحسين جودة السلع والخدمات المقدمة. يمكن أن يسهم ذلك في تحقيق أهداف المؤسسة وزيادة الربحية.

تخفيف المخاطر

تساعد خطة الشراء في تخفيف المخاطر المرتبطة بسلسلة التوريد من خلال تحديد وتقييم المخاطر المحتملة وتطوير استراتيجيات لتخفيفها. يمكن أن يسهم ذلك في تحقيق استدامة العمليات وتقليل التوقفات غير المتوقعة.

تعزيز العلاقات مع الموردين

تساعد خطة الشراء في بناء وتعزيز العلاقات مع الموردين من خلال تطوير نهج شامل لإدارة علاقات الموردين. يمكن أن يسهم ذلك في تحقيق التعاون والابتكار وتحسين جودة السلع والخدمات المقدمة.

تحقيق الاستدامة

تساعد خطة الشراء في تحقيق الاستدامة من خلال تبني ممارسات شراء مستدامة وتقليل الأثر البيئي للعمليات. يمكن أن يسهم ذلك في تحقيق التوازن بين النمو الاقتصادي والحفاظ على البيئة.

خاتمة

خطة الشراء هي وثيقة استراتيجية تهدف إلى توجيه عملية الشراء داخل المؤسسات والشركات. تهدف خطة الشراء إلى ضمان الحصول على السلع والخدمات المطلوبة بكفاءة وبتكلفة منخفضة، مع الحفاظ على الجودة المطلوبة والالتزام بالجدول الزمني المحدد. تُعتبر خطة الشراء جزءًا أساسيًا من إدارة المشتريات، حيث تساهم في تحسين أداء المؤسسة وزيادة كفاءتها. من خلال تطوير خطة شراء فعالة، يمكن للمؤسسات تحقيق أهدافها وتقليل التكاليف وتخفيف المخاطر وتحقيق الاستدامة.